为进一步提升学院行政管理人员的业务能力，以院党委的领导与协调下，学院办公室利用暑期举办业务能力系列培训。全体行政管理人员、辅导员参加学习，现场互动热烈，反响积极。
第一场：人工智能技术实践应用能力培训
8月27日下午，办公室办公室举办“DeepSeek人工智能大模型工具应用专题培训”。智能科学与技术系副主任孙琨老师担任主讲，全体办公室教职工及辅导员参加学习。
孙老师以“人工智能与DeepSeek的发展脉络”为切入点，系统梳理了从图灵测试到生成式AI的技术演进，重点解析了DeepSeek作为国产自研大模型的架构优势与场景适配性。他指出：“DeepSeek不仅具备多模态交互能力，更在垂直领域知识推理上实现了突破，是辅助教学管理、科研服务的‘智能助手’。”
在提示词设计核心原则环节，孙老师通过“正向案例+反向纠错”的对比教学，提炼出“角色定位-任务拆解-输出规范”三步法。他以“撰写一份讲座通知”为例，演示如何通过“定格式、加语气、加清单、加输出格式”等精准指令，生成符合行政规范的高质量文本。令人不禁感慨：“原来提示词差一个关键词，结果可能天差地别！”
孙老师通过“正向案例+反向纠错”的对比教学，提炼出“背景补充-角色定位-任务拆解-输出规范”四步法。他以“教学研讨会通知撰写”为例，对比差例与优例的输入效果。再进一步以“科研平台经费简报生成”为例，强化背景信息补充的重要性。孙老师总结道：“背景信息是AI理解任务的‘上下文窗口’，补充得越具体，输出结果越精准。例如在科研场景中，需明确经费来源、使用规则、管理目标等关键要素，避免AI因信息缺失产生偏差。”
培训后，参训人员分组进行实操演练。办公室主任卢老师尝试用优化后的提示词生成一份通知，仅用3分钟即获得符合规范的文本。大家纷纷表示：“背景信息就像‘导航仪’，能帮AI少走弯路！”
第二场：公文写作培训
8月28日下午，学校办公室高思宇老师受邀开启公文写作技巧与处理方式专题培训。全体办公室人员参加培训。
高老师围绕公文写作的核心要素展开系统讲解。他首先从基本概念切入，结合《党政机关公文处理工作条例》等案例，理清了公文定义、分类及适用场景，强调“公文是行政管理的‘工具书’，必须兼具权威性与规范性”。随后，针对格式规范，他通过对比正误案例，逐项解析了版头、主体、版记的排版要求，并现场演示了电子公文的字体字号、行距页码等细节设置，帮助学员直观掌握标准模板。
高老师聚焦通知、请示、报告、函等高频文种，结合学校实际工作场景，梳理了不同文体的写作逻辑与语言风格。他特别指出：“请示需‘一事一请’，报告忌‘夹带请示事项’，文种混淆易导致行政流程受阻。”针对公文处理流程，他以“收文-拟办-批办-承办-归档”为主线，详细讲解了流转时效、审批权限及保密要求，并通过流程图强化记忆。
互动环节中，参训人员围绕公文写作中的难点踊跃提问。就“如何规范公文格式”“如何提高公文写作质量”等问题，高老师结合自身多年公文处理经验，提供针对性实用策略。
会后，参训教职工分组展开热烈讨论。现场参会老师表示：“高老师的案例分析直击痛点，尤其是‘红头文件错用字体’的警示让我印象深刻”“过去处理联合发文总担心格式出错，现在掌握了‘主送单位排序规则’，效率提升明显。”
通过此次培训，大家学到了如何通过补充背景信息优化提示词设计，掌握了DeepSeek在教学管理与科研服务场景中的高效应用技巧；学到了公文写作的规范框架与实操技巧，掌握了高效处理行政事务的方法路径，达到了提升行政效率、规范工作流程、赋能智慧校园建设的目的，为进一步提升学院行政管理服务水平奠定了坚实基础。下一步，学院办公室还将适时举办讲座，推动建立一支学习型、数字型、服务型的高素质专业化管理服务队伍，持续为学院高质量发展赋能。
通讯员：卢笙
审核：李国昌
校对：卢笙
